تطوير وتبسيط عمليات و إجراءات العمل

 

تواجه المنظمات ظروفا متغيرة ، وتعمل في ظل أوضاع متقلبة ، وتعترضها معوقات وتحديات تجعل تحقيق الأهداف التي قامت من أجلها أمرا غير مؤكد، ومن ناحية أخرى تختلف أوضاع وإمكانات وقدرات منظمات الأعمال وما يتوافر لديها من موارد .وما تخضع له من ضغوط نابعة من ظروفها الداخلية ، وهذا كله يقلل من احتمالات مقدرة المنظمات على تحقيق أهدافها بتطبيق ما اعتادت عليه من ممارسات تقليدية ، ما لم تحدث تغييرا جذريا للأساليب والآليات بمفهوم تطوير وتبسيط عمليات وإجراءات العمل وإعادة هندسة الحلول الإدارية.

 

تهدف هذه الدورة، الى التعرف على مفاهيم إعادة هندسة العمليات Proces Re-engineering وكيفية استخدامها كمدخل للتحسين المستمر في العمليات وعلاقتها بنظام تبسيط إجراءات العمل وتطويرها، ستقدم هذه الدورة، للمشاركين أفضل الممارسات العالمية التي من شأنها مساعدتهم على فهم أسباب التعقيد وتحديد مجالات التحسين من خلال التركيز على إزالة مسببات الهدر وتبسيط الإجراءات وتوحيدها وأتمتة الفرص. وسيتعلم المشاركون في هذه الدورة أيضاً أدوات رسم مخطط العمليات والإجراءات، والكشف عن المشاكل وفرص التحسين. كما تقدم أدوات التدريب العملي المختلفة للمشاركين فرصة لنقل هذه المعرفة لمؤسستهم والحصول على نتائج فورية.

 

 

فى نهاية هذه الدورة التدريبية سيقوم المتدربين بالتعرف على :

 

• إكتساب مهارة التحليل و التقييم لوضع العمل و أساليب و إجراءات العمل الحالية

• كيفية تبسيط إجراءات العمل لزيادة الإنتاجية الفردية والتنظيمية

• استخدام الأدوات الإبداعية في تطوير أساليب العمل وتحسين الإنتاجية

• إكتشاف مواطن الضعف في أساليب و إجراءات العمل الحالية و التي تحتاج الى تطوير أو تبسيط

• إستخدام النماذج و الأدوات و الأساليب العلمية و العملية الحديثة اللازمة لتطوير و تبسيط إجراءات العمل

• إعداد دليل إجراءات العمل بما يضمن سير العمل في الوحدة بكفاءة و فاعلية

 

 

أ‌. مراحل تطبيق تطوير أساليب العمل وتحسين الإجراءات:

• الهيكلة التنظيمية وأساليب تحليلها وتحديد مجالات القوة والضعف

• التنظيم والأساليب (الأهمية ، الأهداف ، المهام )

• الجوانب الإنسانية في التنظيم والأساليب

• طرق تحديد الإجراءات الجديدة بالمنظمة .

• طرق توثيق الإجراءات الجديدة وإعداد دليل الإجراءات.

• مخططات العمليات وخرائط التدفق.

• طريقة شبكات الأعمال فى تصميم العمليات وتطويرها.

• إعداد الخطوات التفصيلية لتنفيذ العمليات.

 

ب‌. أدوات تحليل الوضع الحالي لتطوير وتحسين وتبسيط أساليب وإجراءات العمل 

• الخطوات العملية والعلمية لتبسيط إجراءات العمل

• أدوات تحليل الوضع الحالي واكتشاف مواطن الضعف

• تحليل وتسجيل ومعاينة إجراءات العمل الحالية (AS IS Models)

• أسلوب تتبع الإجراءات Flow Diagram

• أسلوب تدفق النشاط Flow Chart

• خريطة سير الإجراءات الوظيفية Cross-Functional Flowchart

 

ت‌. استخدام خرائط سير العمل لتبسيط الإجراءات

• الخرائط التفصيلية لمعالجة المعلومات

• الخرائط التفصيلية لسير العمل المبسط

• خرائط إجراءات متعددة الاعمدة

• إعداد وتحليل خرائط سير العمل

• تبسيط الإجراءات واقتراح التغييرات

• مبادئ (Lean) لتبسيط الآليات

• إعداد الخرائط الموجزة للعملية.

• تحديد السجلات والنماذج المطلوبة فى كل خريطة.

• تحليل العمل واكتشاف الإجراءات المضافة والزائدة وتغييرها.

• إعداد الدورة المستندية الجديدة للإجراء وتوثيقها ، وتصميم النماذج والسجلات المطلوبة لها.

 

ث‌. إدارة عملية تغيير و تطوير الأساليب والإجراءات

• تطوير إجراءات العمل من منظور إدارة التغيير

• إستخدام منهجية ADKAR في تغيير و تطوير إجراءات العمل

• إستخدام مبادئ التحسين المستمر KAIZEN في تطوير و تبسيط إجراءات العمل

• الأخطاء الأكثر شيوعاً في عملية تطوير و تحسين أساليب و إجراءات العمل

• أسلوب اعادة هندسة العمليات Reengineering لعلاج المشاكل الكبيرة بالعمل

• أنماط العاملين في الاستجابة لمبادرات تغيير و تطوير الإجراءات و الأساليب

 

ج‌. تقييم عملية التطوير لأساليب و إجراءات العمل وضمان التحسين المستمر

• الأسئلة الأساسية قبل وأثناء وبعد عملية تطوير أساليب العمل

• وضع مؤشرات الأداء الرئيسية لتقييم عملية تطوير أساليب العمل

• إستخدام أسلوب المقارنة المرجعية Benchmarking لتقييم عملية التطوير

• دليل إجراءات العمل (المفهوم والأهمية)

• أسس إعداد و كتابة دليل إجراءات العمل

• خطة عمل شخصية بعد العودة للعمل